5 Gründe, warum sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems für dich lohnt


5 Gründe, warum sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems für dich lohnt

5 Gründe, warum sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems für dich lohnt

#Chefsache

Je größer dein Handwerksbetrieb wird, desto mehr Papierkram gibt es in der Regel zu erledigen. Aber muss es wirklich immer noch Papier sein? Heute sind digitale Dokumente wie Angebote, Rechnungen oder Lieferscheine ganz normal – und mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wirst du auf einfach Art und Weise Herr der (Ab-)Lage. Wir zeigen dir, wie du von einem DMS in deinem Betrieb profitieren kannst!

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Zettelwirtschaft ist oft nicht nur zeitaufwendig, sondern auch kostenintensiv. Im Zuge der Digitalisierung kann das Papieraufkommen bei dir im Büro aber drastisch reduziert werden. Mit einer Branchensoftware kannst du deine eigenen Angebote und Rechnungen einfach selbst elektronisch erstellen und verschicken. Mit einem Dokumentenmanagementsystem kannst du zusätzlich auch die digitalisierten Geschäftsdokumente deiner Geschäftspartner einfach und sicher ablegen, bearbeiten und archivieren. Beispielsweise kannst du digitale Lieferantenrechnungen direkt auf einzelne oder mehrere Projekte verbuchen oder Kunden-E-Mails in der Projektsammelmappe hinterlegen.

Hier sind 5 gute Gründe, warum es sich für dich lohnt, neben einer Branchensoftware auch ein Dokumentenmanagement einzusetzen:

1. Effiziente Dokumentenorganisation

Du hast täglich mit vielen verschiedene Arten von Dokumenten zu tun. Dazu gehören beispielsweise Angebote, Rechnungen, Pläne, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, oder technische Unterlagen. Ein DMS ermöglicht es dir, deine Dokumente systematisch zu organisieren, zu kategorisieren und zu archivieren. Das manuelle Sortieren, Ablegen und Suchen von Papierdokumenten entfällt damit komplett. Außerdem kannst du bestimmte Informationen schnell und bequem finden, da ein DMS oft eine leistungsfähige Suchfunktion bietet. Auf diese Weise kannst du im Büro eine Menge Zeit sparen.

2. Bessere Zusammenarbeit

Ein DMS ermöglicht die einfache Weitergabe und gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit anderen Teammitgliedern oder externen Partnern. Gerade größere Handwerksbetriebe mit mehreren Sachbearbeitern profitieren davon. Du kannst mit einem DMS zum Beispiel Dokumente elektronisch freigeben, Kommentare hinzufügen, Aufgaben verteilen und Änderungen verfolgen. Dies fördert die Zusammenarbeit und sorgt für reibungslose Abläufe im Büro.

3. Revisionssicherheit

Handwerker müssen viele gesetzliche Bestimmungen und Vorschriften einhalten. Ein Dokumentenmanagementsystem kann dir helfen, die Revisionssicherheit von Dokumenten zu gewährleisten, indem es Änderungsverfolgung, Versionskontrolle und Zugriffsrechte bietet. Dies hilft dir bei der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben und bei etwaigen Unternehmensprüfungen, etwa durch die Finanzbehörden.

4. Platz- und Kostenersparnis

Papierdokumente verbrauchen nicht nur kostbare Ressourcen wie Papier oder Toner, sondern nehmen außerdem auch physischen Platz ein und erfordern oft teure Aufbewahrungssysteme. Ein DMS ermöglicht dagegen die rein digitale Archivierung. Dadurch kannst du Kosten für Papier, Druckertinte und physische Archivierungssysteme sowie Lagerflächen einsparen.

5. Sicherheit und Datenschutz

Ein DMS kann den Zugriff auf sensible Dokumente in deinem Betrieb besser kontrollieren und schützen. Du kannst Rechte festlegen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Informationen zugreifen bzw. diese bearbeiten / verändern können. Zudem bietet ein DMS oft Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und regelmäßige Backups, um die Datenintegrität und den Datenschutz zu gewährleisten.

Fazit

Ein Dokumentenmanagementsystem kann dir helfen, all deine elektronischen Geschäftsdokumente effizient zu verwalten, die Arbeitsabläufe bei der Bearbeitung zu verbessern, Zeit und Kosten zu sparen sowie die Sicherheit deiner Informationen zu gewährleisten. Zudem wirst du bei der Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen unterstützt. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist daher ein wichtiger weiterer Schritt auf deinem Erfolgsweg!


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