Die schriftliche Mahnung – oder: Wenn der Kunde einfach nicht zahlen will

Wie du dein schriftliches Mahnverfahren gestalten kannst, haben wir hier für dich zusammengestellt.

Frage: Wann kann ich schriftlich mahnen?

Antwort: Eine schriftliche Mahnung kannst du verschicken, sobald dein Kunde mit der Zahlung in Verzug geraten ist. Wann dies der Fall ist, kann ganz unterschiedlich sein und hängt in erster Linie vom Vertragstypus und der (rechtlichen) Einordnung deines Auftraggebers ab.

BGB-Vertrag: Hast du bei deinem Auftrag ein festes Rechnungsdatum vereinbart, z. B. 10 Tage nach Rechnungszugang, dann gerät der Kunde nach Ablauf dieser Frist automatisch in Verzug. Wird im Werkvertrag kein Datum genannt, ist die Rechnung sofort fällig. Der Verzug tritt ein, wenn der Kunde nach einer Mahnung nicht bezahlt. Bei einem Privatkunden (Verbraucher) tritt der Verzug auch ohne Mahnung 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein. Du musst ihn auf diese Folge allerdings vorher hinweisen!

VOB-Vertrag: Bei einem VOB-Vertrag ist Voraussetzung für den Verzug die Stellung der (prüffähigen!) Schlussrechnung. Auch hier tritt der Verzug 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein.

Frage: Ich habe schon oft erleben müssen, dass meine Kunden trotz schriftlicher Mahnung nicht zahlen. Dabei schreibe ich extra höflich! Woran kann das liegen?

Antwort: Bei einer Mahnung sollte man nicht die hergebrachten Floskeln verwenden, sondern genau das schreiben, was man möchte, nämlich dass der fällige Rechnungsbetrag bezahlt wird. Häufig verwenden Auftragnehmer – etwa um den Kunden mit der Mahnung nicht zu verärgern – höfliche Floskeln wie: „Sehr geehrte Damen und Herren, nach Durchsicht unserer Bücher haben wir festgestellt, dass der o. g. Rechnungsbetrag noch nicht beglichen ist. Wir sind sicher, dass es sich dabei um ein Versehen handelt. Wir bitten Sie daher höflich, sich dieser Angelegenheit anzunehmen. Sollte sich mit diesem Schreiben die Zahlung überschnitten haben, bitten wir Sie, unser Schreiben als gegenstandslos zu betrachten. Vielen Dank für Ihr Verständnis.“, und fragen sich dann, warum nichts passiert. Weil etwas Entscheidendes nicht gesagt wurde: nämlich das der Schuldner die offene Rechnung bezahlen soll!

Frage: Was gehört in ein Mahnschreiben denn rein?

Antwort: Ein Mahnschreiben sollte folgende Anforderungen erfüllen:

Adressierung immer an eine bestimmte Person à Ansprechpartner!

Kennzeichnung als „Mahnung“ nicht erforderlich: es sollte aber deutlich werden, dass es sich um eine Mahnung handelt

keine Entschuldigungen und direkt zur Sache kommen

Frage: Nach der ersten Mahnung zahlt der Kunde immer noch nicht! Was jetzt?

Antwort: Wenn der Kunde nach der ersten Mahnung nicht zahlt, musst du keine weiteren Mahnungen versenden, wenn du dies nicht willst. In dem Fall, dass die Mahnung Verzugsvoraussetzung ist, hast du diese rechtliche Voraussetzung geschaffen. Eine zweite, dritte oder vierte Mahnung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Und: du solltest auf keinen Fall deine Mahnungen durchnummerieren. Denn der Kunde, der die erste Mahnung erhalten hat, auf der auch noch eine 1 steht, kann ja erst einmal abwarten, bis die Mahnung mit der Nummer 2 oder auch 3 kommt, bevor er ans Bezahlen denkt. Sende also nur die Mahnung ca. 10 Tage nach der Fälligkeit des Betrages. Weitere 10 Tage nach der ersten Mahnung solltest du nur ein Schreiben mit der letzten Mahnung versenden. Natürlich kannst du auch mehrere Mahnungen schreiben. Allerdings sollten nicht mehr als drei Mahnschreiben an einen Kunden versendet werden. Diese drei Mahnungen sollten im 10-Tages-Rhythmus erfolgen. In max. 30 Tagen muss das Mahnverfahren abgeschlossen werden. Hat der Kunde bis dahin nicht bezahlt, muss konsequenterweise in ein gerichtliches Verfahren eingestiegen werden.

In einfachen Schritten säumige Kunden mahnen – freundlich, aber konsequent. Gar nicht so schwer, oder?

Wenn du trotz Mahnung bei einem Kunden einmal nicht weiterkommst oder konkrete Formulierungshilfen für deine Mahnschreiben benötigst, dann melde dich! Das Team der Kanzlei Becker-Baurecht steht dir gern zur Verfügung.