Arbeitsrecht – Wie kann ein Schreiben nachweisbar zugestellt werden?

Als Betriebsinhaber bist du verantwortlich für eine Reihe von Entscheidungen gegenüber deinen Arbeitnehmern/innen – und damit für die Abgabe von Willenserklärungen. Dazu gehören insbesondere Abmahnungen und Kündigungen. Eine Grundvoraussetzung für die Wirksamkeit einer solchen Willenserklärung ist ihr Zugang, also die Zustellung bei dem/der Arbeitnehmer/in. Dabei greifen viele Betriebsinhaber/innen auf den Postweg zurück. Dass dies zu erheblichen Problemen führen kann, zeigt der folgende Fall.

Der Fall

Ein Malerbetrieb wollte einen Mitarbeiter kündigen. Dazu sandte der Betrieb dem Mitarbeiter die schriftliche Kündigung mit einem einfachen Brief nach Hause. Als er nun dem Mitarbeiter nach Ablauf der Kündigungsfrist die Arbeitspapiere aushändigen wollte, war dieser sehr erstaunt. Er gab an, keine Kündigung erhalten zu haben und klagte auf Weiterbeschäftigung.

Die Entscheidung des Gerichts

Das Gericht hat der Klage auf Weiterbeschäftigung stattgegeben. Der Betrieb musste den Mitarbeiter weiter beschäftigen. Begründet wurde die Entscheidung damit, dass der Mitarbeiter keine Kündigung erhalten hatte: grundsätzlich muss der Zugang einer Willenserklärung bewiesen werden; d. h. der Betrieb musste nachweisen, dass der Mitarbeiter den Brief mit der Kündigung erhalten hat. Dies konnte er aufgrund des Versands mittels einfachem Brief natürlich nicht, sodass die Kündigung nicht erfolgt war.

Der Praxistipp

Für die Zustellung einer Willenserklärung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Welche das sind, sowie die jeweiligen Vor- und Nachteile findest du in diesem Praxistipp:

• Der einfache Brief: Der einfache Brief wird von dem/der Zusteller/in in den Briefkasten des/der Empfängers/in eingeworfen. Der Nachteil ist, dass der/die Absender/in des Briefes keinen Nachweis über die Zustellung des Briefes hat – wie der oben geschilderte Fall zeigt.

• Einwurfeinschreiben: Das Einwurfeinschreiben wird von dem/der Zusteller/in in den Briefkasten oder in das Postfach des/der Empfängers/in geworfen. Der/die Zusteller/in protokolliert die Uhrzeit und das Datum dieser Zustellung auf einem Einlieferungsbogen, welche über das Internet nachvollziehbar sind. Der Bundesgerichtshof (BGH) hat mit einem Urteil aus dem Jahr 2012 entschieden, dass ein solches Einwurfeinschreiben, zumindest bei einer Widerrufserklärung einer Bestellung eines Unternehmens, als Zugangsbestätigung anerkannt wird. Problematisch bei einem Einwurfeinschreiben ist allerdings, dass der Inhalt des Briefes nicht dokumentiert wird, der/die Betriebsinhaber/in also keinen Beweis dafür hat, dass es sich bei dem zugestellten Einwurfeinschreiben auch um die geltend gemachte Abmahnung, Kündigung o.ä. handelt. Dies müsste durch Zeugen nachgewiesen werden.

• Das Übergabeeinschreiben / Einschreiben mit Rückschein: Beide Einschreiben werden von dem/der Zusteller/in und von dem/der Empfänger/in gegen Unterschrift einer Empfangsbestätigung bzw. des Rückscheins übergeben. Sofern der/die Empfänger/in angetroffen wird, gilt der Zugang des Schreibens als bewiesen, wenn die Unterschrift vorliegt. Trifft der/die Zusteller/in niemanden an, so wird die Benachrichtigung bei der Post hinterlegt und der/die Empfänger/in erhält nur eine Benachrichtigung, dass eine Hinterlegung vorliegt. Wird dieses Einschreiben nicht abgeholt, gilt es als nicht zugestellt: Es gibt keine Abholpflicht des/der Empfängers/in!

• Telefax: Ein Telefax geht mit dem Ausdruck des Schreibens dem/der Empfänger/in zu. Mit dem „OK-Vermerk“ auf dem Sendeprotokoll wird dokumentiert, dass zwischen dem Sende- und dem Empfangsgerät eine Verbindung hergestellt wurde. Ob der übertragene Inhalt ordnungsgemäß ausgedruckt worden ist, wird nicht bestätigt. Zur Bestätigung könnte nach dem Versand ein Telefonanruf bei dem/der Empfänger/in erfolgen, ob das Fax ordnungsgemäß eingegangen ist. Wird dies bestätigt, kann es durch Zeugen protokolliert werden.

• E-Mail: Bei der E-Mail wird lediglich nachgewiesen werden können, dass die E-Mail abrufbar bei dem/der Empfänger/in gespeichert ist. Ein Nachweis, dass die E-Mail tatsächlich abgerufen oder gelesen wurde, wird dagegen nur schwer zu führen sein. Zudem muss die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses schriftlich erfolgen, sodass eine E-Mail dafür ungeeignet ist.

• Bote: Der/die Bote/in ist grundsätzlich eine sichere Form der Zustellung. Allerdings muss diese/r vor Übergabe des Schreibens die Gelegenheit haben, das Schriftstück selbst anzusehen (sofern dies zulässig ist), damit er/sie später auch bezeugen kann, welchen Inhalt das Schreiben hatte.

• Postzustellurkunde: Dies ist die sicherste Zustellungsform, da ein/e Gerichtsvollzieher/in hier die Zustellung vornimmt. Leider ist diese Zustellung etwas komplizierter und auch teurer, da i. d. R. Kosten zwischen 15,00 € und 25,00 € entstehen.

Fazit

Bei einer Kündigung, Abmahnung oder jeder anderen Abgabe einer wichtigen Willenserklärung sollte diese durch eine/n Boten/in übergeben werden, der/die Kenntnis vom Inhalt des Schreibens hat. Dies sollte von dem/der Boten/in auch bestätigt werden. Auch die Postzustellurkunde durch den/die Gerichtsvollzieher/in ist ein sicheres Verfahren.

Wenn du rechtliche Unterstützung von Experten im Bau- & Arbeitsrecht brauchst, dann melde dich! Das Team der Kanzlei Becker-Baurecht steht dir gern zur Verfügung.