Mustertexte für E-Mails: Clevere Lösung für Maler und Malerbetriebe


Mustertexte für E-Mails: Clevere Lösung für  Maler und Malerbetriebe

Mustertexte für E-Mails: Clevere Lösung für Maler und Malerbetriebe

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Im hektischen Alltag eines Malerbetriebs bleibt oft wenig Zeit für administrative Aufgaben. Ständiges Formulieren von E-Mails kann zur lästigen Pflicht werden und wertvolle Zeit rauben. Mustertexte schaffen hier Abhilfe und erleichtern die Büroarbeit enorm.

Hamsta

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Wie können Mustertexte mir den Bürokram erleichtern?

  • Zeitersparnis: Durch die Verwendung von Vorlagen musst du E-Mails nicht jedes Mal neu formulieren. Du kannst auf passende Mustertexte zurückgreifen, einfach kopieren und ggf. an deine Antwort anpassen.

  • Professionelles Auftreten: Keine unhöflichen Mails mehr, die im stressigen Alltag schnell so klingen können. Mit gut strukturierten und höflichen Mustertexten wirken deine E-Mails stets professionell und seriös.

  • Vermeidung von Fehlern: Vorlagen minimieren das Risiko von Rechtschreibfehlern und Grammatikfehlern.

  • Einheitlicher Stil: Alle E-Mails deines Unternehmens haben den gleichen Stil und die gleiche Tonalität, was für ein einheitliches Erscheinungsbild sorgt. Egal, ob du, die Bürokraft oder der Azubi den Mustertext verwendet.

  • Erleichterte Zusammenarbeit: Mustertexte können im Team gemeinsam genutzt und so das Know-how im Unternehmen gebündelt werden. Die Arbeit kann so auch ganz einfach von verschiedenen Mitarbeitern übernommen werden.

Anwendungsfälle für Mustertexte

Wann kann ich auf die Mustertexte zurückgreifen? Klar kannst du nicht jede Mail einfach mit einem Mustertext beantworten. Es gibt aber einige Fälle, wo das geht und dir damit schnell einiges an lästiger Arbeit erspart bleibt.

Hier ein paar Beispiele, wo Mustertexte für eine schnelle Beantwortung der Kundenanfrage genutzt werden kann:

  • Terminvereinbarungen: Verwende Mustertexte, um Termine schnell und einfach zu bestätigen oder zu verschieben.

  • Auftragsbestätigungen: Informiere deine Kunden mit professionellen Vorlagen über den Eingang und die Bearbeitung ihres Auftrags.

  • Allgemeine Anfragen: Beantworte allgemeine Anfragen schnell und informativ mit passenden Mustertexten.

So erstellst du deine Mustertexte

Gehe mal deine ganzen Mails durch und suche nach häufigen ähnlichen Mails. Das werden zum Beispiel Terminanfragen sein. Für all diese Mails erstellst du Mustertexte.

Das kannst du in einer ruhigen Minute selbst machen oder heute auch KI wie ChatGPT dafür nutzen.

Verwende in den Mustertexten Platzhalter, um zum Beispiel den Namen des Kunden, einen Termin oder Betrag einzutragen. So kannst du die Anfrage des Kunden seriös und persönlich beantworten und musst eigentlich nur 1-2 Punkte eintragen.

Die ganzen Mustertexte speicherst du an einem zentralen und leicht zu findenden Ort auf dem Computer. Wenn mehrere PCs in deinem Betrieb im Einsatz sind, musst du die Vorlagen so ablegen, dass alle Mitarbeiter darauf Zugriff haben.

Hier noch einmal in Kürze die Schritte:

  • Mails durchgehen und nach häufigen Mails suchen

  • Texte schreiben und auf Rechtschreibung sowie Grammatik kontrollieren

  • Platzhalter verwenden, um z.B. Namen oder Termine einzutragen

  • Mustervorlagen zentral speichern


Kleiner Hinweis am Rande

Unsere Experten geben auch Workshops zum Thema ChatGPT. Dort zeigen sie, wie Malerbetriebe die KI für sich gut nutzen können.


Der Tipp fürs nächste Level: Automatisierte Mails

Es gibt verschiedene Mailprogramme, bei denen man Mustertexte je nach Anliegen automatisch versenden kann. Das brauchen wir aber hier jetzt in erster Linie noch gar nicht. Da reicht uns auch Outlook.

Bei Outlook sowie bei vielen anderen Programmen kannst du eine automatisierte Abwesenheitsnotiz senden lassen. Das kannst du auch verwenden, um eine Mail direkt und ganz unförmlich zu beantworten. Ganz auf die Art: "Danke für Ihre Anfrage. Auf Grund der vielen Mails dauert es bis wir alle beantworten können. Wir bitten um etwas Geduld und beantworten ihre Anfrage so schnell es geht."

Dadurch verschaffst du dir etwas Luft und der Kunde hat schon einmal eine höfliche Antwort bekommen.


Zum Autor / zur Autorin

Felix Schweizer

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Felix ist unser Contentmanager auf HAMSTA. Er ist immer auf der Suche nach relevanten News und nützlichen Tipps. Und hin und wieder nimmt er selbst den Stift in die Hand und verfasst Magazinbeiträge.

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